SPAM ist zu einem grossen Ärger geworden. Aus diesem Grund haben viele Provider den SPF Check für E-Mails eingeführt. Trifft eine E-Mail beim Mailserver des Empfängers ein, wird mittels SPF Check gesprüft, ob der Mailserver des Absenders überhaupt berechtig ist, von dieser Domainadresse aus Mails zu versenden. Ist dies nicht der Fall, wird die E-Mail an den Absender zurückgewiesen und landet gar nicht in der Inbox des Empfängers.
Welche Server berechtigt sind, Mails von der jeweiligen Domain zu versenden, wird im SPF Eintrag in der DNS des Domains festgehalten. Dies kannst du z.B. auf dieser Website prüfen, indem du deine Domain eingibst: https://www.spf-record.de/spf-lookup
Die Syntax für den SPF-Eintrag ist genau definiert. Falls ein Schreibfehler (z.B. ein Leerschlag zu viel) im Eintrag drin ist, ist der Eintrag ungültig und der Check wird nicht bestanden.
Was bedeutet dies für unsere sesamnet Kunden?
Mailversand via E-Mail Programm:
Wenn deine E-Mail-Adresse bei uns gehostet wird, solltest du in deinem Mailprogramm mail.sesamnet.ch als Server für den Versand und den Empfang eingestellt haben. Gleichzeitig haben wir für dich den SPF-Eintrag include:spf.sesamnet.ch erstellt, damit unser Mailserver berechtigt wird, Mails von deiner Domain zu versenden.
Nutzung von Microsoft 365:
Falls du Microsoft 365 für deine E-Mails deiner eigenen Domain nutzt, muss zwingend ein entsprechender SPF Eintrag gesetzt werden (include:spf.protection.outlook.com), damit der Microsoft-Mailserver berechtigt wird, E-Mails mit deiner Domain zu versenden.
Mailversand via Website (z.B. Kontaktformular):
Falls deine Website bei uns gehostet wird und du über deine Website E-Mails versendest (z.B. über ein Kontaktformular) und hierfür keine SMTP-Verbindung konfiguriert hast, werden diese über unseren Mailserver versendet. Somit muss auch in diesem Fall der SPF-Eintrag include:spf.sesamnet.ch gesetzt sein, damit Mails mit einer Absenderadresse von deiner Domain, beim Empfänger ankommen.
Achte zudem bei der Konfiguration des Versandes darauf, dass nicht die im Formular eingegebene Mailadresse des Benutzers als Absenderadresse verwendet wird. Die E-Mail-Domain des Benutzers wird mit grosser Wahrscheinlichkeit keine Berechtigung haben, eine E-Mail über unseren Mailserver zu versenden. In diesem Fall kommt die Mail bei dir nicht an.
Verwende als Absender eine eigene Adresse deiner Domain und konfiguriere als Return-Path die im Formular eingegebene Adresse des Benutzers. So kommt die E-Mail bei dir an und du kannst trotzdem einfach auf Antworten klicken und diese beantworten.
Mailversand via Tool (z.B. Newslettertool):
Wenn deine Website extern gehostet wird und du darüber Mails versendest (z.B. Kontaktformular) oder du ein externes Tool mit Mailversand verwendest (z.B. Newslettertool), musst du unbedingt den externen Server in die SPF Liste eintragen lassen. Frag beim jeweiligen Anbieter nach, wie der korrekte SPF Eintrag für seinen Server lautet.